Слова и фразы для деловой переписки
Тело письма. Способы вежливого обращения
В первой строке адреса пишется имя и фамилия получателя, если они вам известны. Перед инициалами получателя обычно ставится форма вежливого обращения. После него могут писаться имя и фамилия корреспондента или его инициалы и фамилия, но, ни в коем случае, не одна фамилия.
Например:
Mr. J.R. Tolkien,
Mr. John Tolkien, но не Mr. Tolkien
Другие формы вежливого обращения:
Miss — должностное лицо — незамужняя женщина,
Ms. — должностное лицо — женщина, чье семейное положение вам не известно,
Messrs (сокр. от messieurs "господа") — используется при адресации к двум или более мужчинам.
Существует множество других форм вежливого обращения. Это ученые и медицинские степени, воинские звания, аристократические титулы.
Если имя получателя неизвестно, то просто указывается его должность или отдел.
В деловой корреспонденции приняты следующие сокращения названий стран:
RU — Россия
US — США
GB — Великобритания
CA — Канада
FR — Франция
IT — Италия
JP — Япония
G — Германия
DM — Дания
Вступительное обращение (приветствие) должно быть полностью согласовано с наименованием получателя в пункте "адрес".
Письмо адресуется одному человеку (мужчине) — Dear Sir "Уважаемый господин".
Вы адресуете письмо фирме в целом или нескольким лицам, то используйте обращение Dear Sirs "Уважаемые господа" или Gentlemen.
Обратите внимание, что в американских письмах после обращения ставится двоеточие, а в английских — запятая. Если ваше письмо адресовано женщине, то обращайтесь к ней как Dear Madam, а не Dear Miss, так как это будет звучать некультурно. Обращение к женщинам звучит как Mesdames.
Если пол адресата вам неизвестен, то пишите Dear Sir or Madam.
Если вы пишете человеку, с которым вы знакомы, то можете поставить в обращение его фамилию: Dear Mr. Smith.
При длительном общении (переписке) можно "перейти на ТЫ" — Dear Michael. Можно сделать свое обращение еще более теплым и душевным:
My dear Mr. Smith
My dear Michael
Для того, чтобы читатель письма сразу понял, о чем пойдет речь, после вступительного обращения обычно дается краткое указание на общее содержание письма. Чаще всего перед этим указанием употребляются следующие сокращения:
"Re" — сокращение от латинского выражения "in re" — "по делу";
"Subject" — тема;
"Conc" — сокращение от английского "concerning" — касательно.
Например:
Subject: labour contract
Первый абзац основного текста начинается с предложения, в котором вы подтверждаете получение письма от вашего корреспондента, или со ссылки на поступившее письмо.
Обычно объем делового письма не превышает одну страницу. Но, если объем письма больше одной страницы и его продолжение напечатано на обратной стороне листа, то в конце первой страницы пишется p.t.o., что означает Please Turn Over (Смотрите на обороте).
Тело письма. Заключительная форма вежливости. Подпись. Постскриптум
Выбор заключительной формы вежливости зависит от вступительного обращения:
Dear Sirs | Yours faithfully/ Faithfully yours |
Dear Sir | We are yours faithfully |
Dear Sir/Madame | We remain yours faithfully |
Dear Mr. | Yours sincerely |
Dear Mrs. | Sincerely yours |
Dear Madam | Yours very sincerely |
Dear Gentlemen | Yours truly |
Gentlemen | Very truly yours |
После заключительной формы вежливости ставится подпись. Иногда подпись ставится от имени кого-либо. Это может выглядеть так:
………. (signature)
M. Jay Fox For the Manager
Иногда, вместо For может быть использовано сокращение Per. pro или p.p., от латинских слов per procuratio, что означает "по доверенности, от имени кого-либо":
John Taylor (Mr)
p.p. B. Hanson
HR Manager
Если вы отсылаете копии письма и другим адресатам, тогда в конце письма сделайте соответствующую отметку в виде следующей аббревиатуры: "c.c." - carbon copies (точные копии) или Copy to…
Иногда вы не хотите, чтобы получатель вашего письма знал, что вы еще кому-то отослали копии. В этом случае внизу писем-копий вы указываете "b.c.c." - blind carbon copies. (скрытые копии).
Если к письму имеется приложение (каталог, контракт, счет и т.д.), то внизу, после подписи делается указание об этом: "Enc:", "Encl:" - это сокращение от Enclosure (приложение, вложение).
Например:
Encl.: Insurance certificate (1 copy)
В конце письма, после подписи возможен дополнительный текст, Post Scriptum (P.S.). Такая приписка делается не для стильности и украшательства. P.S. присутствует во многих деловых письмах. Как правило, в P.S. написано что-то важное: подтверждение предложения, описанного выше, или просьба выслать что-то незамедлительно и т.д.
P.S. состоит из одного (!) предложения.
Информация на конверте
О порядке и способе доставки письма, а также об особенностях корреспонденции обычно указывается на конверте:
By hand - нарочным
Confidential - конфиденциально
Express - экспресс
Please forward - направить дальше
Private - частное
Registered - заказное
Strictly Confidential - строго конфиденциально
To be called for - до востребования
Urgent - срочное
Общие слова и фразы для деловой переписки
Первый абзац письма |
|
Thank you for your letter of (date), asking if… | Спасибо за письмо от (дата), в котором вы спрашиваете ... |
We have received your letter of (date), enclosing… | Мы получили Ваше письмо от (дата), к которому вы прилагаете… |
We are writing to enquire about… | Мы Вам пишем, чтобы узнать о… |
We are interested in… | Мы заинтересованы в… |
We would like to know… | Мы бы хотели знать… |
In reply to your letter of (date)… | В ответ на Ваше письмо от (дата)… |
We would like to inform you… | Мы бы хотели Вас проинформировать… |
We are sorry to have to remind you… | Простите за то, что напоминаем Вам… |
We regret to inform you that… | Сожалеем о том, что должны Вам сообщить, что… |
We refer to your order №123… | Ссылаясь на Ваш заказ №123… |
With reference to your letter… | Ссылаясь на Ваше письмо… |
With reference to your advertisement in… | Ссылаясь на Вашу рекламу в… |
We refer to our telephone conversation regarding… | Мы ссылаемся на наш телефонный разговор касательно… |
Replying to your letter of … we are pleased to inform you that… | Отвечая на Ваше письмо от…мы рады сообщить Вам, что… |
In reply (response) to your letter of… we are pleased to inform you that… | В ответ на Ваше письмо от…мы рады сообщить Вам, что… |
In accordance with your request we… | В соответствии с Вашим запросом мы… |
We confirm our fax message received this morning… | Мы подтверждаем получение Вашего факса сегодня утром… |
Confirming…we are pleased now to… | Подтверждая…, мы рады… |
Второй и другие абзацы письма |
|
May we remind you that… | |
We wish to notify you that… | |
a) извинения | |
We apologise for… | Мы извиняемся за… |
Please accept our apologies/apology for… | Пожалуйста, примите наши извинения за… |
Please accept our apology and our assurance that we will be more careful in the future. | Пожалуйста, примите наши извинения и заверения в том, что в будущем мы будем более осмотрительны. |
Apologising for… we… | Извиняясь за…, мы… |
We very much regret to say that… | С большим сожалением мы сообщаем, что… |
We are sorry for a delay… | Мы сожалеем о задержке… |
We were sorry to receive your complaint… | С сожалением мы получили Вашу жалобу… |
We hope you will understand that we were not responsible for… | Мы надеемся, что Вы понимаете, что мы не несем ответственности за… |
We assure you that we do all we can to… | Заверяем вас, что мы делаем все возможное, чтобы… |
b) выражение просьбы | |
Wouldwill you please, be so kind to… | Не будете ли Вы так любезны… |
We would be pleased if you would… | Мы были бы рады если бы Вы… |
We shouldshall be obliged (grateful) if you wouldcould… | Мы будем благодарны Вам, если Вы… |
It will be appreciated if you can… | Мы высоко оценим, если Вы… |
It would be appreciated if you wouldcould… | Мы были бы очень благодарны, если бы Вы смогли… |
We would (very much) appreciate your advice… | Мы будем Вам (очень) благодарны за совет… |
In view of the urgency we ask you to… | В виду необходимости мы просим Вас… |
We trust you will… | Мы рассчитываем, что Вы… |
с) упоминание о приложении к письму | |
We are enclosing we enclose… | Мы прилагаем… |
I enclose my curriculum vitae… | Я прилагаю свое резюме… |
We attach to this letter… | Мы прилагаем к этому письму… |
Please find enclosed… | Пожалуйста, ознакомьте с приложенным… |
Заключительный абзац |
|
I look forward to receiving your reply. | С нетерпением жду Вашего ответа. |
Looking forward to hearing from you. | С нетерпением жду от Вас письма. |
I hope this information will help you. | Надеюсь, эта информация поможет Вам. |
Please, do not hesitate to contact me if you need further information. | Если Вам нужна дальнейшая информация, пожалуйста, пишите нам без колебаний. |
Please, feel free if you have any further questions. | Если у Вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь их задавать. |
If there is any advice or further information you want we shall be happy to supply it. | Если Вы хотите получить какую-нибудь дополнительную информацию или совет, мы будем счастливы их Вам предоставить. |
We would appreciate a prompt reply. | Будем признательны за Ваш незамедлительный ответ. |
а) выражение благодарности | |
Thank you again for your help. We will be ready to serve you in every way possible | Еще раз спасибо за Вашу помощь. Будем рады помочь Вам всем, чем сможем |
Thank you for your assistance | Спасибо за Вашу помощь |
Many thanks for your earliest attention | Большое спасибо за Ваше внимание |
We assure you of our best attention at all times | Заверяем Вас в нашей преданност |
Best regards | С наилучшими пожеланиями |
SET в Алматы
Источник: study.ru